Dokumentationen erfüllen in der Sozialen Arbeit wesentliche Zwecke: Sie sind Tätigkeitsbeleg, Grundlage für Berichte, Stellungnahmen und wissenschaftliche Zwecke, sie legitimieren die Arbeit der Fachkräfte. Dokumentationen sollen schriftlich und vollständig sein, Fakten von Bewertungen trennen und die Sichtweisen der Betroffenen berücksichtigen. Die Aktenführung im ASD unterscheidet sich von der allgemeinen Aktenführung in der Verwaltung durch die spezifische Form der Hilfeleistung in der Jugendhilfe und durch die Berücksichtigung der Vorschriften des Datenschutzes im SGB VIII. Danach müssen Akten im ASD nach den Aufgabenbereichen getrennt geführt und bestimmte Teile vertraulich aufbewahrt werden. Im Kinderschutz bestehen besondere Anforderungen an die Dokumentation: Der Beratungsprozess der Gefährdungseinschätzung muss transparent dargestellt und mit Fakten belegt werden. "Gutachtliche Stellungnahme" ist der zutreffende Ausdruck für die Äußerungen des ASD gegenüber den Gerichten; gutachtliche Stellungnahmen werden im Lebensraum der Betroffenen und in Kooperation mit diesen erstellt. Gutachtliche Stellungnahmen sollten eine klar strukturierte, verständliche, subjektive, nachvollziehbare Beschreibung von Sachverhalten in Verbindung mit einer fachlichen und rechtlichen Bewertung und einem Entscheidungsvorschlag enthalten.